Tra i tanti applicativi per prendere appunti, OneNote di Microsoft è forse il più sottovalutato e il meno conosciuto, se lo paragoniamo al più famoso Evernote. Eppure questo applicativo offre una soluzione davvero completa per organizzare, redigere, conservare e condividere appunti, note, scritti e contenuti di vario genere, anche cross-device.

Il suo campo applicativo spazia molto: si possono conservare ricette, creare un album di viaggio, prendere appunti scolastici, scrivere romanzi, ecc… E grazie al suo design pulito e all’interfaccia intuitiva, il suo utilizzo è semplice ed immediato.

Ma il suo vero potenziale OneNote lo esprime nell’organizzazione del workflow lavorativo, permettendo non solo di condividere i contenuti tra colleghi e differenti supporti ma anche di uniformarsi con tutti gli applicativi della Suite Office.

Per sfruttarne davvero a pieno le potenzialità, esistono alcuni trucchi per aumentarne organizzazione e produttività.

Nota Rapida: il post it virtuale

Nota Rapida è il mezzo più efficace per avere “carta e penna” a portata di mano ogni qualvolta si ha la necessità di scrivere qualcosa al volo, un appuntamento, un numero di telefono o un’idea. Una volta scritte, OneNote organizzerà le varie Note Rapide in pagine all’interno di un Blocco Appunti non categorizzato accessibile, attraverso sincronizzazione, da qualsiasi device in cui è presente l’applicativo.

Da Android è possibile creare dei widget specifici a seconda del tipo di contenuto necessario: audio, video, foto, testo.

Note in collaborazione

E’ possibile condividere tutto il Notebook, una sezione o una pagina con più persone e permettere agli utenti di visionare o collaborare alla stesura del file ed all’aggiunta di contenuti.

E’ sufficiente inserire l’email della persona con cui si vuole condividere il contenuto e selezionare un ruolo tra “editore” o “lettore”. Le persone selezionate riceveranno una mail di invito a collaborare e ad aprire il proprio filo o cartella.

Il collega non ha OneNote? Nessun problema. E’ possibile accedere a OneNote Online da OneDrive, sincronizzando solo l’email ed è accessibile da qualunque device.

Disegnare, scrivere, sottolineare

Grazie alla tab Disegno è possibile selezionare tra un insieme di penne, pennarelli, marker e colori disponibili per scrivere, disegnare, sottolineare all’interno della pagina o nota e, grazie alla modalità full-screen, si può sfruttare l’intera grandezza dello schermo del device come base-disegno.

Organizzazione per tag

Ogni nota, pagina e sezione può essere evidenziata con un tag e successivamente ricercata per quel tag specifico. OneNote dispone di tag preimpostati molti utili, come “Cose da fare”, “Progetti”, “Idee”, ecc.. Ma si possono anche creare tag personalizzati.

È inoltre possibile sincronizzare pagine e sezioni di OneNote con i contrassegni di Outlook e organizzare il flusso dalle email alle note. Viceversa, da OneNote è possibile trovare, completare e cancellare i task di Outlook.

Protezione Password

Ogni contenuto creato può essere protetto da password. Se si protegge con password una sezione, anche tutti i contenuti sottostanti erediteranno tale restrizione finché non verrà rimossa.

Nota bene: se si dimentica la password non è possibile recuperarla.

Personalizzare il template

Nella sezione template è possibile customizzare le pagine con svariati design rendendo la Nota del tutto personale.

Inoltre, è possibile scegliere tra formati standard, come A4, cartolina, foto, lettera e pieghevole, per meglio organizzare il lavoro in previsione di stampa o presentazione su diversi supporti.

Ancora:

• Outlook possiede il tasto “Invia a One Note” che consente di inviare a OneNote specifici testi di email, allegati, dettagli dei partecipanti a riunioni e fleggare i partecipanti, condividere gli appunti presi o scrivere note private;
• Attraverso il comando vocale, non solo di Cortana, ma anche di Siri e Google, è possibile creare note con la voce e trascriverle in OneNote;
• E’ possibile far risolvere calcoli matematici, tradurre frasi in diverse lingue, creare grafici, creare calendari con attività e scadenzari.