Il panorama delle applicazioni aziendali è invaso da un mix di applicazioni di vecchia generazione (in gergo tecnico “legacy”) e servizi moderni, alcuni in esecuzione in locale e altri nel cloud. Le organizzazioni spesso dispongono di più piattaforme che non dialogano tra loro. Si crea così una disconnessione tra le applicazioni più evolute e quelle ancora basate su “vecchi” sistemi. Basti pensare a molti software gestionali usati nella gran parte delle aziende da anni. La necessità di accedere a un enorme patrimonio di dati e processi ormai consolidati in queste realtà, unito a ragioni economiche, dinamiche decisionali complesse, ostracismo interno e altre motivazioni, spesso vincolano le aziende all’uso di questi strumenti.

Automatizzare azioni ripetitive con Power Automate

Per ovviare a questo problema, Microsoft ha introdotto Power Automate. Questo strumento permette di automatizzare azioni ripetitive, come data entry su diversi tool, facendo dialogare programmi e applicazioni di vecchia generazione, ma ancora in uso in azienda, con strumenti moderni.

Attraverso una feature specifica all’interno di Power Automate –  UI flows – è possibile “registrare” in uno schema predefinito di azioni dettagliate dell’interfaccia utente – come clic del mouse, utilizzo della tastiera e immissione dei dati. Accedendo al template di azioni creato, sarà quindi possibile riprodurre nuovamente la stessa sequenza di azioni ogni volta che serve.

Come funziona: un esempio pratico

Pensiamo di dover inserire i dati di un nuovo cliente su due sistemi diversi che non comunicano tra loro.  Consideriamo, ad esempio, una piattaforma per registrare le presenze ad un evento e un CRM. Per farlo dobbiamo svolgere un set di azioni ripetitivo, dispendioso in termini di tempo e a basso valore aggiunto. Con Power Automate possiamo memorizzare le azioni di copia-incolla dai campi di un sistema all’altro. Nome, Cognome, Contatti, etc. di un nuovo cliente verranno inseriti nella piattaforma di gestione presenze e copiati successivamente nel CRM. Il tutto con una sequenza di azioni che viene “registrata”. A questo punto il sistema sarà in grado di svolgere in automatico le stesse azioni per tutti i contatti successivi.

La digital transformation attraverso l’automazione dei processi robotizzata (RPA)

Lo strumento è compatibile con centinaia di app e servizi in locale e cloud, anche fuori dall’ambiente Microsoft, come Gmail, Twitter, Instagram e molto altro.

Nel percorso di trasformazione digitale che riguarda migliaia di PMI, l’automazione di processi non riguarderà solo l’Industria 4.0, ma entrerà sempre più nella quotidianità del lavoro d’ufficio. Un’opportunità per dedicare tempo e risorse ad attività più strategiche e stimolanti per la crescita personale.