Il mercato del lavoro oggi più che mai ha le idee chiare. La flessibilità su orari e luoghi in cui raggiungere i propri obiettivi è diventato il requisito numero uno per attrarre e trattenere talenti. 

Infatti, gestire un team da remoto, continuando a crescere, non solo è possibile. Può essere anche un forte stimolo a creatività e problem solving.  Un esempio: Spotify. Con oltre 4000 dipendenti in 90 paesi, l’azienda affronta ogni giorno la sfida di gestire un team diffuso e collaborativo, come spesso spiega anche nel proprio blog HR. Vediamo quali tecnologie e approcci adottati dal gigante della musica in streaming si possono applicare con successo in qualsiasi realtà. 

Definisci gli strumenti che servono al tuo team 

Per mantenere coesione ed efficienza all’interno del team, Spotify mette a disposizione una serie di tool e risorse per rispondere a 4 esigenze: 

Comunicazione asincrona

Il lavoro asincrono è la modalità scelta di default dall’azienda. Dalle “vecchie” mail ai fogli di lavoro condivisi, ogni collaboratore deve poter accedere a strumenti digitali che gli consentano di completare le proprie mansioni in qualsiasi momento. E deve poterlo fare da qualsiasi dispositivo e in sicurezza, per la propria tutela e per quella dei dati aziendali. Il tutto naturalmente nel rispetto delle scadenze, ma a prescindere da orari e luoghi di lavoro (o dal fuso orario del Paese da cui si è scelto di svolgere la propria attività). I vantaggi sono diversi. Si lavora con maggiore concentrazione e meno interruzioni, si riducono i meeting inutili, si garantisce a tutti la giusta flessibilità.  

Comunicazione sincrona

Quando i temi di cui discutere sono urgenti, complessi o particolarmente critici, ognuno deve poter accedere a tool per comunicare in tempo reale con il proprio team. Condividendo materiali, lavorando su spazi virtuali condivisi, confrontandosi faccia a faccia. Questo tipo di strumenti è utile anche per favorire il brainstorming, fare formazione, rafforzare il senso di appartenenza a una squadra. Ma anche costruire connessioni, collaborare con più facilità e avviare un processo decisionale più rapido. Per questo, ognuno è incoraggiato ad alternare lavoro sincrono e asincrono a seconda degli obiettivi da raggiungere. 

Organizzare, condividere, pensare

Piattaforme di collaborazione, project management e condivisione di file in cloud sono la base per qualsiasi team diffuso. In questo post, ad esempio, avevamo parlato di alcuni tool per lavorare meglio che usiamo anche noi in ELEVA. 

Riunirsi e sentirsi parte di un team

Pur abilitando il lavoro da qualsiasi luogo, l’azienda mette sempre a disposizione dei propri dipendenti i propri uffici nelle principali sedi sparse per il mondo. Una soluzione che fa la differenza nel rafforzare cultura aziendale, senso di appartenenza e stimoli a confronto e creatività. Ancor più se pensiamo che nelle sale d’ascolto degli uffici di Spotify si può assistere spesso a  sessioni live di artisti e partecipare a piccoli eventi e momenti di svago. Nell’ultimo anno, ai dipendenti junior alla loro prima esperienza viene proposto di iniziare con la presenza in ufficio, per respirare questo clima e ricevere più velocemente supporto e motivazione dai colleghi. 

Partendo da queste necessità comuni nel contesto lavorativo, ogni dipendente è libero di utilizzare come meglio crede gli strumenti a disposizione nel raggiungimento dei propri obiettivi. Tutti però, nella loro autonomia, sono incoraggiati ad abbracciare una filosofia aziendale comune che ne rispecchi i valori. Entriamo in dettaglio.

La mentalità giusta per collaborare 

Collaborazione e cultura aziendale sono gli elementi che spesso scoraggiano gli HR e i CEO quando si tratta di adottare modelli di hybrid working. Per favorire il lavoro e la produttività in un team diffuso, Spotify valorizza alcuni elementi: 

• Growth Mindset. Il contesto in cui viviamo è cambiato e continua a cambiare alla velocità della luce con l’avvento dell’AI. “Abbiamo sempre fatto così” è un mantra pericoloso, che oggi più di prima porta inevitabilmente al fallimento. Adattarsi al cambiamento è imperativo. Per farlo serve il coraggio di pensare per obiettivi, sperimentare e…sbagliare. Il growth mindset è un approccio alla crescita professionale e personale che non prescinde dagli errori, anzi li valorizza. Applicarlo significa responsabilizzare i propri collaboratori, mettendo in conto la possibilità di errore nel trovare le strade più efficaci verso una meta.  
• Approccio “Colleague first”. Valorizzare l’empatia, mettersi nei panni dei colleghi, ripensare il proprio impatto sull’azienda non come singolo, ma all’interno di una “band”. Questa metafora musicale con cui si denominano i team in Spotify rende bene l’idea di come un risultato eccellente di squadra sia molto di più di una somma delle parti.  
• Conoscere e usare gli strumenti digitali. In un team diffuso è importante condividere l’uso delle piattaforme più utili a raggiungere l’obiettivo che si persegue. L’aggiornamento e la formazione continua sui tool di lavoro saranno fondamentali per consentire al team di sfruttarli al meglio, migliorando comunicazione e produttività. 
• Lavoro agile. Come tutti i giganti tech, Spotify adotta il modello agile per lo sviluppo continuo del proprio servizio e il rilascio delle proprie feature.  

Senso di appartenenza 

E’ l’elemento più difficile da alimentare quotidianamente quando si lavora in un team diffuso. Dopo il periodo pandemico, molti hanno iniziato ad accusare un senso di saturazione da schermo. Ecco perché le esperienze per rafforzare il senso di appartenenza e la cultura aziendale sono molto più efficaci in un contesto fisico. Spotify ha scelto di creare un evento glocal per coinvolgere in modalità ibrida tutta la sua forza lavoro sparsa per il mondo. Nel corso dell’evento che ha unito incontri, conferenze (sul posto e nel metaverso) e piattaforme digitali per condividere le proprie idee, si è dato molto spazio alla valorizzazione delle culture locali e della diversità. Come suggerisce l’esperienza di Spotify, il senso di appartenenza si può rafforzare considerando alcuni aspetti e obiettivi. E questo vale anche nelle aziende più piccole. 

Per valorizzare la voce di ognuno, organizza periodicamente offsites, meeting aziendali o momenti di svago con il tuo team. Quando pianifichi questi eventi, ricorda di mettere al centro i tuoi collaboratori per il loro contributo umano e professionale. 

Sarà l’occasione per:  

• Coinvolgere direttamente ogni membro della tua squadra nelle decisioni e progetti futuri  
• Chiedere loro feedback per individuare criticità e pregi del lavoro in azienda  
• Condividere momenti di svago insieme 
• Dare spazio alla sfera personale e familiare di ognuno 
• Far sentire tutti più inclusi nel team, valorizzando individualità e diversity