A livello di funzionalità, Office 365 e G Suite offrono gli stessi servizi e anche sul piano dei costi non ci sono molte differenze. Quali sono allora gli aspetti che una startup dovrebbe davvero conoscere, per scegliere a quale strumento affidarsi? Ne abbiamo parlato con i nostri tecnici ed ecco cosa ne pensano.

Servizi gratuiti

Al momento di avviare una startup l’attenzione ai costi è fondamentale. Finché le dimensioni dell’azienda sono piccole, le risorse limitate e gli investimenti ancora assenti conviene partire con una soluzione gratuita. Sia Microsoft che Google offrono questa opzione. La prima, aprendo un account hotmail gratuito, permette di accedere alla posta e all’ultima versione di Office online, sempre aggiornata, o realizzare video call su Skype. Con il lavoro a distanza sempre più praticato e destinato a restare nella quotidianità di ogni azienda, un altro notevole vantaggio è l’utilizzo gratuito di Teams. L’app infatti permette di condividere documenti in massima sicurezza, collaborare in tempo reale su lavagne virtuali, pianificare riunioni, turni di lavoro, integrare Trello o le proprie App preferite e molto altro. Analogamente, Google permette di accedere a Gmail e a tutto il pacchetto per la creazione di documenti su Google Drive, all’app Contatti, al Calendario e al sistema di video conferenze Meet.

Funzionalità avanzate

Con la crescita della tua azienda, cresceranno anche i servizi e le funzionalità di cui avrai bisogno. Su questo Microsoft è indubbiamente il leader. Word ed Excel, ad esempio, possiedono funzionalità molto più avanzate delle applicazioni equivalenti su Google Drive (Documenti e Fogli). Rispetto al competitor però possono risultare meno intuitive e user friendly. Microsoft Office365 permette l’utilizzo online dei suoi software Excel, Powerpoint e Word con una interfaccia praticamente identica a quella dei programmi installabili sul PC. Il pacchetto Business Premium inoltre offre la possibilità di avere fino a 5 installazioni di Office sul proprio PC per ogni utente. Considera inoltre che la migrazione da una piattaforma all’altra – o da un account personale gratuito a un account business a dominio aziendale – può comportare tempi lunghi e disservizi. Se in fase di avvio utilizzi gli strumenti online gratuiti in ambiente Microsoft, la migrazione sarà immediata, senza perdita di dati o problemi di compatibilità

Sicurezza

Con il crescere del tuo progetto sarà sempre più importante mantenere al sicuro i tuoi dati, nell’epoca del telelavoro e della mobilità. Ogni volta che accedi al tuo account, Microsoft mette in atto l’autenticazione a due fattori, grazie a Microsoft Authenticator. Questo permette agli utenti di accedere in modo sicuro al proprio profilo senza doversi ricordare la password, ma attraverso l’impronta digitale, il riconoscimento facciale o l’inserimento di un PIN. Anche G Suite ha attivato questa opzione, ma a livello sicurezza Microsoft si pone tra i leader mondiali. Infatti, grazie a una serie di servizi aggiuntivi acquistabili per la suite Microsoft 365 (come ATP – Advanced Treath Protection) permette una completa sicurezza per le identità ed i dati aziendali.

Condivisione di risorse

Più prende corpo la tua idea, più cresce la necessità di condividere dati e informazioni sensibili con più soggetti, dentro e fuori dalla tua organizzazione. OneDrive e Google Drive sono sostanzialmente identici in termini di accessibilità online e offline delle risorse. Il sistema di Gdrive è rinomato da anni, come quello di OneDrive di Microsoft, ma tra i 2 competitor c’è una forte differenza in termini di sicurezza: Microsoft è avanti anni luce sulla gestione ed il controllo degli accessi rispetto a G Suite. Google ha preferito un approccio che favorisce tanto la rapidità di condivisione, ma facilmente si rischia di perdere il controllo del dato e di chi ne ha accesso.

Privacy

La più grossa differenza tra i servizi è ampiamente nascosta nelle pieghe dei termini e delle condizioni. Google, prima di tutto, non ha aderito completamente al GDPR. Al contrario, Microsoft ha una geolocalizzazione dei dati che gli permette di essere completamente compliant con la normativa europea e di rispettare qualsiasi livello di sicurezza richiesto all’utente.

Da anni Microsoft ha deciso di proteggere i dati delle aziende, trattandoli separatamente. Questo consente, ad esempio, di evitare che i sistemi di intelligenza artificiale possano mettere a fattor comune dati di più clienti. In pratica, nel mondo Microsoft i dati aziendali rimangono in un mondo a sé stante. Il sistema di intelligenza artificiale applicato alla tua azienda impara cose diverse da quello applicato ad un’altra. G Suite, invece, utilizza le stesse condizioni base dei servizi Google, che in modo poco chiaro lasciano addirittura presupporre che i contenuti di file ed email possano essere letti, in modalità anonima, per fornire pubblicità ed esperienze personalizzate.