Le operazioni di ricerca e assunzione del personale sono delicate e richiedono tempi lunghi a diversi livelli della gerarchia aziendale. Molte PMI, inoltre, non possiedono un dipartimento HR. Questo comporta il coinvolgimento diretto del management fin dalle prime fasi. Gestire informazioni in cloud nel rispetto della privacy. Condividere feedback all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Prendere decisioni basate su dati e allacciare relazioni per rintracciare i giusti profili rapidamente, ovunque ci si trovi. Tutti questi step richiedono strumenti che fanno ormai parte della nuova normalità a cui tutti – anche il candidato perfetto che stiamo cercando –  siamo ormai abituati e a cui non vogliamo rinunciare. Ecco perché è importante capire come un approccio basato sul Modern Workplace può esserci utile fin dalle fasi di recruiting. 

Modern Workplace nella fase di recruiting 

Implementando sistemi come Microsoft 365 è possibile automatizzare e gestire in modo più efficiente e sicuro diversi aspetti come: 

• la raccolta dei profili dei candidati 
• l’analisi dei talenti e delle competenze necessarie 
• la preselezione basata su criteri specifici 
• la pianificazione a calendario dei colloqui 

In quale modo? Ad esempio, creando in pochi minuti un questionario sull’app Forms, da linkare direttamente nell’annuncio di lavoro pubblicato sul sito, social o altri canali digitali. Tutte le risposte e i CV caricati saranno automaticamente archiviati nel rispetto della privacy sul cloud aziendale e accessibili solo alle persone autorizzate (responsabili di area, CEO, etc.). Tramite l’esportazione delle risposte in Excel sarà poi possibile realizzare filtri e statistiche per selezionare in automatico i profili, pianificare colloqui e collegare le informazioni direttamente sul calendario di Outlook. Gli standard di sicurezza di Microsoft 365, inoltre, consentono una gestione dei dati sensibili in conformità al GDPR.  

Altri esempi di Modern Workplace per l’HR 

Che i processi di selezione siano profondamente influenzati dall’emergere di nuove tecnologie è ormai fuori di dubbio. Vediamo qualche altro esempio concreto che evidenzia la necessità di dotarsi di strumenti e approcci di Modern Workplace anche nelle piccole aziende. 

Gestire colloqui da remoto 

Se durante la pandemia era una necessità obbligata, oggi resta un’esigenza per molte imprese e candidati. Dotarsi di sistemi sicuri di videoconferenza come Teams, permette di includere nella propria agenda di colloqui anche i talenti che non possono intervenire in presenza in tempi brevi o che, sempre più spesso, sceglieranno forme di impiego in full remote per non doversi trasferire. Non solo, gestire le interviste attraverso questi tool facilita la partecipazione simultanea di più membri del management e dipartimenti coinvolti nel processo di selezione.  

Valorizzare l’esperienza del candidato 

In un mercato del lavoro già competitivo, ora sempre più sconvolto dal fenomeno delle Grandi Dimissioni, l’esperienza complessiva è fondamentale non solo per attirare i migliori talenti disponibili, ma anche per conquistare quel talento dai tuoi concorrenti e costruire un forte Employer Brand. 

Il modo in cui le aziende comunicano con i candidati, organizzano e conducono colloqui ed eseguono processi di follow-up mostra il valore e l’appeal di un’organizzazione.  

La raccolta di feedback dopo i colloqui attraverso Forms, ad esempio, offre il doppio vantaggio di mostrare la volontà di ascolto dell’azienda e di raccogliere dati preziosi per ultimare la selezione. 

Le Big Tech tracciano la strada 

Grandi Big Tech, come Alphabet, Apple e Microsoft, utilizzano già al loro interno sistemi di Modern Workplace che integrano intelligenza artificiale e machine learning per i processi di selezione. Queste tecnologie aiutano i reclutatori a ottimizzare il processo di assunzione, fin dalla preselezione. Inoltre, nella valutazione dei candidati, AI e ML possono guidare i datori di lavoro in un processo basato su dati, più inclusivo e scevro da pregiudizi inconsci.  

La strada è tracciata, ma quale impatto iniziamo a osservare nelle PMI, dove la selezione di dipendenti avviene su proporzioni più contenute e in parte ancora “manualmente”? Possiamo fare a meno dei sistemi di Modern Workplace nelle piccole realtà? La risposta è no, perché significherebbe rinunciare a molto. 

Migliore accesso e analisi dei dati, condivisione più sicura di informazioni, collaborazione più efficace tra persone e dipartimenti. Iniziare a conoscere e applicare questi nuovi paradigmi è inevitabile per non restare indietro.