HAVE A GEEK DAY

Il Blog di ELEVA

“Ne riparliamo a settembre”. Quante volte abbiamo detto o sentito questa frase durante il periodo estivo? Quando si avvicina il momento delle ferie, ritorna quella tradizione esclusivamente italica di bloccare tutto, specie nel mese di agosto. Anche solo ricevere una fattura o la copia di un documento diventa impossibile. Risultato: ci si trova sommersi di scadenze a settembre e l’effetto vacanza svanisce in un attimo.

Prendere qualche giorno di riposo è sacrosanto e tutti dovremmo farlo senza avere la mente in ufficio. Per questo, è fondamentale rivedere l’organizzazione dei propri team con criteri di sostenibilità umana ed economica. Senza lasciare a piedi i nostri clienti o bloccare il lavoro dei colleghi che non sono ancora in ferie. Vediamo come diversi strumenti di Modern Workplace basati sul cloud possono essere d’aiuto.

Sei in partenza? Usa il cloud per delegare in sicurezza

Organizza tutte le risorse condivise dal tuo team sul cloud della tua azienda. Assegna permessi e regole di accesso per proteggere documenti e dati sensibili. In tal modo, decidi tu chi potrà aprire o condividere a soggetti esterni determinate informazioni, mentre sarai fuori ufficio. Senza bisogno di condividere password personali e senza bloccare le richieste dei clienti mentre sei in ferie. 

Viaggi all’estero? Ecco come proteggere i tuoi dispositivi

Quando un membro del tuo team o un consulente si trova all’estero può continuare a lavorare in totale sicurezza e senza interruzioni. Anche dai quei paesi da cui partono più spesso attacchi informatici.

Utilizzando quello che in gergo tecnico si chiama “accesso condizionale” è possibile impostare regole per cui l’utente può accedere a informazioni selezionate (file in cloud, mail aziendale, etc.) solo in determinate condizioni. Questi sistemi bloccano ad esempio tentativi di accesso provenienti da paesi “a rischio” o da zone insolite rispetto alla consueta posizione del computer utilizzato. Usando un codice di autenticazione a due fattori il dipendente potrà sbloccare l’accesso ai dati, confermando che si tratta proprio di lui e non di un tentativo di intrusione da parte di un malware. 

E se in vacanza ti rubano lo smartphone con le mail del lavoro?

Molti dipendenti usano device personali (pc, smartphone, tablet) per accedere alla mail aziendale e ai file in cloud. In vacanza, però, il rischio che il proprio dispositivo finisca in mani sbagliate è più alto. Chi si tratti di furto, smarrimento o semplicemente di un uso improprio da parte di un bambino o un amico poco attento, i dati sensibili dell’azienda possono essere compromessi anche solo da un click su un link infetto. Con il sistema MDM (Mobile Device Management) e MAM (Mobile Application Management) di Microsoft365 è possibile gestire i dispositivi mobili dei collaboratori in modo efficace e sicuro. Ad esempio, si può stabilire da una dashboard di controllo che durante il periodo delle ferie da quel dispositivo non sia consentito l’accesso a determinate app, se non previa autenticazione da un profilo personale. Oppure si potranno cancellare le info sul dispositivo se viene perso.

Lavori da luoghi di vacanza? Organizzati da remoto con Teams

Grazie a tool come Teams, condividere documenti e organizzare riunioni dalla propria casa di vacanza è semplicissimo. La piattaforma di collaborazione di Microsoft 365 permette comunicazioni in real time via video o chat con colleghi e clienti e si integra alle altre funzioni di Microsoft 365, facilitando l’accesso alle informazioni aziendali. In tal modo si può contribuire a contenuti su documenti condivisi in tempo reale, interagendo con i colleghi come se ci trovassimo alla stessa scrivania. Tutto con massima attenzione alla sicurezza dei dati, grazie ai sistemi antivirus integrati in Microsoft 365. 

Goditi il riposo con Viva Insights

Non hai ancora imparato a staccare davvero quando sei in ferie? Non resisti alla tentazione di controllare le mail? La mancanza di momenti di pausa può rivelarsi molto negativa nel lungo termine e influire sulla produttività e la concentrazione. Tuttavia, senza pianificare le attività nel periodo di stop e subito dopo il nostro ritorno, rischiamo di vanificare gli effetti positivi della vacanza. 

Tra gli obiettivi di Viva, la piattaforma di Employee Experience di Microsoft c’è anche quello di fornire una serie di Insights utili per capire se il tempo che dedichiamo al lavoro e al riposo sono adeguatamente bilanciati. In particolare, nella sezione Benessere vengono suggeriti modi per ridurre lo stress e il burnout e seconda dei dati analizzati riferiti alle attività su Outlook, meeting in Calendario, modifiche a documenti condivisi e così via. Grazie alla funzione “Plan your time away” sarà possibile rifiutare in automatico tutti i meeting pianificati durante la tua assenza, creare notifiche auto-reply e programmare del tempo per concentrarti sulle attività da concludere prima di partire e per recuperare il lavoro al ritorno. 



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