Negli ultimi mesi stiamo assistendo a una ridefinizione del rapporto tra aziende e lavoratori. Pensiamo alle fasi di recruitment, passando per l’onboarding dei collaboratori, fino all’operatività quotidiana e all’eventualità che un dipendente lasci l’azienda. Che si tratti di processi interni o rapporti con soggetti esterni, rinunciare ad un approccio di Modern Workplace oggi significa perdere vantaggio competitivo.   

Le tecnologie legate a questo concetto hanno vissuto un boom legato al lavoro remoto “obbligato” durante la pandemia. Oggi sono entrate a far parte della quotidianità di tutti noi. Parliamo di cloud, sicurezza dei dati, automazione di attività meccaniche a basso valore aggiunto. E ancora: tool e piattaforme che favoriscano il lavoro remoto e la condivisione di informazioni, migliorando la produttività dei team.  

Eppure, oggi ancora troppo poche realtà conoscono questo termine e ne applicano i paradigmi. Addirittura, secondo uno studio dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, solo il 58% delle PMI italiane aveva adottato lo smart working (e relativi strumenti) durante il periodo più acuto della pandemia. Un cambio di rotta è urgente e necessario. Vediamo come soluzioni di Modern Workplace possano cambiare la vita in azienda, a partire dall’onboarding dei dipendenti. 

Modern Workplace durante l’Onboarding 

L’onboarding è il processo di inserimento di un nuovo dipendente all’interno dell’azienda. L’obiettivo strategico di questa fase è fornire al nuovo arrivato tutti gli strumenti per essere completamente operativo, integrato con la struttura aziendale e produttivo, così da garantire buone performance nel tempo. Dal punto di vista informatico, questa fase include: 

• Credenziali di accesso all’account e ai dati aziendali. Appoggiandosi a un sistema di Modern Workplace basato sul cloud, è possibile impostare in pochi minuti i profili digitali dei nuovi dipendenti, assegnando le relative autorizzazioni per accedere a file e cartelle condivise per le rispettive aree di competenza. Parallelamente, archiviando tutti i dati aziendali su un cloud sicuro, informazioni sensibili e riservate restano protette e consultabili solo dal personale che ha diritto a farlo, nel pieno rispetto del GDPR. Un aspetto importante, specie durante i periodi di prova. Il 22% del turn-over del personale, infatti, avviene nei primi 45 giorni di lavoro (fonte: Federal Management Partner) 
• Preparazione della postazione di lavoro. Il contesto lavorativo si fa sempre più fluido, con un numero crescente di collaboratori in smart working o operativi da luoghi diversi dalla sede aziendale. L’utilizzo di strumenti di Modern Workplace, facilita l’accesso sicuro alle informazioni da diversi dispositivi. Che si tratti di device personali, forniti dall’azienda o messi a disposizione da una realtà esterna (il pc nella sede di un cliente, una realtà di coworking, etc), la postazione di lavoro è un concetto ormai smaterializzato. Basa quindi la sua accessibilità e sicurezza su piattaforme in cloud, che, da un lato, favoriscono fin dal giorno 1 la piena operatività del dipendente, ovunque decida di connettersi. Dall’altro, permettono di impostare regole di sicurezza ed eventuali blocchi automatici all’accesso, in caso di attività sospette, rilevate da sistemi antivirus integrati. 
• Formazione tecnologica su piattaforme e strumenti. Ogni dipendente dovrà approcciarsi a una serie di software in uso per l’operatività quotidiana. Anche in questo caso, tutta la fase di formazione potrà essere svolta anche da remoto, attraverso sistemi come Teams, l’hub per la collaborazione di Microsoft 365. Ci si può affidare a un tutor aziendale, connesso in videoconferenza dall’app. Oppure creare uno “spazio formativo” virtuale, aggiungendo schede di apprendimento attraverso Viva Learning, la soluzione integrata in Teams per la formazione dei dipendenti. 
• Formazione sulle procedure e sulle policy dell’azienda. Anche in questo caso, è possibile sfruttare sistemi di Modern Workplace basati sul cloud per dare accesso a documenti condivisi, aggiornati in tempo reale, sistemi di video conferenza, software di controllo accessi per segnalare ferie e permessi anche da mobile e così via. 

Modern Workplace durante l’Offboarding 

Con offboarding si identifica il processo di uscita dall’azienda del dipendente. Accompagnando e supportando la persona anche in questa fase, le aziende possono migliorare notevolmente l’esperienza di tutti i dipendenti. Tuttavia, se non eseguito in maniera corretta, può causare gravi danni. Ecco perché la creazione di un piano di offboarding è fondamentale per: 

• Tutelare i dati aziendali per evitare accessi o cancellazioni indesiderate. 1 dipendente su 4 ha ancora accesso ai sistemi aziendali anche dopo aver lasciato l’azienda(fonte: Ponemon Institute). L’implementazione di sistemi di MDM (Mobile Device Management) e MAM (Mobile Application Management), come quelli integrati in Microsoft 365, può consentire la disconnessione di account e dispositivi collegati ad ex collaboratori in pochi istanti. Naturalmente unita ad una formazione tecnologica adeguata da parte di un partner tecnologico che ne introduca l’utilizzo in azienda. 
• Evitare perdite finanziarie. I sistemi di Modern Workplace permettono di gestire credenziali di accesso e permessi con facilità ed elevati standard di sicurezza. Aspetti che offrono un’ulteriore garanzia anche a livello di frodi finanziarie. 
• Migliorare la riassegnazione dei task, risparmiando tempi e risorse. Nel 22% dei casi, l’inizio della collaborazione viene posticipata e il 9% dei candidati rinuncia alla posizione per via di processi troppo lunghi. La rapidità con cui i sistemi di Modern Workplace permettono di eseguire lo switch-on e off di ruoli e postazioni rappresenta la soluzione migliore a questo problema.  
• Migliorare la gestione amministrativa. Appoggiandosi a strumenti Modern Workplace è possibile gestire tutte queste fasi in modo più efficiente, con incredibili benefici per l’organizzazione. In particolare, avere sotto controllo tutte le procedure, senza dimenticanze. Secondo uno studio segnalato da Business News Daily, ad esempio, nel 28% dei processi di onboarding e offboarding vengono dimenticati documenti obbligatori.