Molte piccole e medie imprese continuano a utilizzare Excel per gestire funzioni critiche come magazzino, manutenzione delle linee produttive, contabilità e finanza e gestione delle risorse umane. Sebbene Excel sia versatile, presenta limiti significativi in termini di user experience, sicurezza e capacità di supportare la crescita aziendale. Passare a software cloud specifici può migliorare l’efficienza, ridurre errori umani e aumentare la sicurezza dei dati. Questo articolo esplorerà i principali vantaggi dal passaggio a soluzioni cloud, con esempi dai principali ambiti di applicazione: 

• Il punto di partenza: l’infrastruttura 
• Migliore user experience 
• Riduzione degli errori umani 
• Maggiore sicurezza 
• Migliore agilità per la crescita aziendale 
• Gestione di soluzioni legacy e innovazione 
• Conclusioni 

Il punto di partenza: l’infrastruttura 

Il presupposto essenziale per godere dei principali vantaggi del passaggio in cloud è la presenza di un’infrastruttura adeguata e sicura, in grado di supportare flussi di dati maggiori e variabili. E questo non vale solo nel lavoro d’ufficio. In particolare, negli stabilimenti produttivi, sarà necessaria un’infrastruttura Wi-Fi ad alta affidabilità, studiata e realizzata sulla planimetria degli edifici di produzione. Questa infatti permette di instaurare una connessione intelligente con l’ERP (Enterprise Resource Planning) aziendale, ossia il sistema che ottimizza i principali flussi di lavoro, la gestione degli spazi dei magazzini, l’organizzazione del riempimento dei mezzi e molto altro.  

Migliore user experience 

In molte PMI le risorse umane vengono ancora gestite con sistemi obsoleti: dal controllo accessi alla richiesta di permessi e malattie, fino ai rimborsi spese e molto altro. La gestione dei dati dei dipendenti e le analisi delle performance in Excel possono essere complicate e soggette a errori. Al contrario, i software in cloud offrono interfacce intuitive e funzionalità automatizzate, che migliorano l’esperienza di lavoratori e responsabili HR. Questi servizi, inoltre, permettono di spostare sull’utente finale l’onere dell’inserimento di dati (ferie, risultati, etc.).I l tutto in pochi tocchi o, in molti casi, in maniera automatizzata. Questo permette di sgravare il reparto HR o i responsabili di area da un compito a basso valore aggiunto e frequente rischio di errore, che richiederebbe altrimenti molto tempo. 

Riduzione degli errori umani 

La pianificazione in Excel della produzione, della gestione delle scorte e della logistica possono essere facilmente soggette a errori umani e inefficienze. Questo può avere un impatto significativo, soprattutto in settori come il Food & Beverage. 

A livello logistico, centralizzare le informazioni sulle spedizioni provenienti da diverse fonti in un’unica dashboard migliora significativamente l’organizzazione. Consente inoltre un più efficiente monitoraggio degli ordini gestiti da vari distributori. Un software per il tracciamento delle spedizioni, che elabora dati in tempo reale, aiuta a identificare e prevenire eventuali ritardi nelle consegne, ottimizzando l’utilizzo dello spazio di magazzino e migliorando l’efficienza dell’intera catena di approvvigionamento. Questo approccio riduce il rischio di errori manuali, i tempi di inattività delle macchine e il tempo necessario per le operazioni quotidiane. Elimina così le difficoltà che solitamente sorgono dall’uso di fogli Excel e sistemi non integrati tra loro per monitorare le spedizioni. 

Maggiore sicurezza 

La cancellazione accidentale di una cella può compromettere l’intero foglio di calcolo ed eventuali fogli e documenti collegati. L’impatto sulla gestione di un magazzino può essere devastante, con il rischio di perdere tutti i dati di inventario. Un danno che si può prevenire adottando un Warehouse Management System (WMS), un software progettato per ottimizzare le operazioni, dalla ricezione alla spedizione delle merci, che migliora l’efficienza e riduce gli errori umani. 

Un altro comparto in cui un banale errore in Excel può generare intoppi significativi è l’area Sales. La gestione delle relazioni con i clienti e le vendite tramite fogli di calcolo può risultare inefficace. Soprattutto quando si tratta di coordinare le attività di un team, tracciare le interazioni con i clienti, analizzare i dati delle vendite e realizzare report. Questo può portare a una perdita di opportunità e a un servizio clienti meno efficiente. Inoltre, l’archiviazione di dati personali su Excel può essere più facilmente soggetta a problematiche di compliance rispetto a GDPR e privacy. Le soluzioni in cloud di Customer Relationship Management (CRM), oltre ad effettuare backup automatici, garantiscono maggiore sicurezza assegnando accessi solo ad utenti autorizzati. In tal modo, prevengono più facilmente errori accidentali e mantengono un registro dettagliato delle attività. Inoltre, consentono di automatizzare le azioni di follow-up e analizzare i dati di vendita per una migliore segmentazione dei clienti e campagne di marketing mirate. 

Migliore agilità per la crescita aziendale 

Excel non offre la scalabilità necessaria per supportare la crescita aziendale. Al contrario, i software in cloud offrono soluzioni scalabili che crescono con l’azienda. Maggiore sarà il giro d’affari gestito, maggiore la quantità di dati che l’azienda si troverà a dover gestire e che dovranno dialogare tra loro.  

La maggior parte delle soluzioni in cloud, inoltre, è disegnata per potersi integrare a software di diverse funzioni e diversi produttori tech. Gestione magazzino, contabilità, servizi bancari, produzione, servizio clienti. Perché i processi aziendali siano più fluidi, razionali e organizzati, i dati di un’azienda in crescita devono poter essere sempre al sicuro, accurati e utilizzabili in tempo reale su diversi sistemi integrati. 

Gestione di soluzioni legacy e innovazione 

Le soluzioni legacy possono ostacolare l’implementazione di nuove tecnologie. Quando per anni un’azienda ha adottato certe logiche di gestione e certi tool, ci si deve necessariamente chiedere quali costi comporterà il passaggio a soluzioni più innovative, quali i vantaggi effettivi e quale l’eventuale ritorno sull’investimento. Ad esempio, se la gestione del magazzino è stata strutturata nel tempo e si basa su logiche diversificate, il software che mira ad ottimizzarle deve essere accuratamente disegnato sul workflow degli specifici prodotti dell’azienda. 

In questi casi, perché l’investimento garantisca un ROI adeguato, il software deve ottimizzare diversi processi operativi: dalla gestione dell’inventario al riordino automatico, dai rapporti con i fornitori alla localizzazione della merce, dalla gestione dei lotti e dei numeri di serie alla generazione di report e analisi, fino all’ integrazione con altri sistemi aziendali e al controllo degli accessi per garantire la sicurezza. Tutti aspetti da considerare con il proprio partner IT in fase di negoziazione. 

Conclusioni 

Il passaggio da Excel a software cloud specifici è una decisione strategica che può determinare il successo a lungo termine di un’azienda. Le PMI dovrebbero considerare seriamente l’adozione di queste tecnologie per rimanere competitive in un mercato in continua evoluzione. Tuttavia, la migrazione verso noti software già esistenti o lo sviluppo di soluzioni cloud ad hoc, va affrontato con il proprio partner IT in un’ottica integrata che consideri diversi elementi. Gli specifici workflow dell’azienda, l’adeguatezza e affidabilità dell’infrastruttura per la gestione di maggiori flussi di dati, l’interoperabilità degli strumenti utilizzati sono i punti principali da considerare in un percorso necessario verso l’innovazione.