L’ambito sanitario, come ogni settore, non è rimasto immune da un processo di digitalizzazione dei processi organizzativi ed erogazione dei propri servizi. Tuttavia, resta sicuramente uno dei settori più sensibili, in termini di riservatezza e privacy dei dati nell’era digitale. Ecco perché, in una fase in cui l’innovazione anche qui è spinta dai nuovi stili di vita, lavoro e aspettative generate dalla pandemia, è importante conoscere e implementare strumenti tecnologici che non sottovalutino tale aspetto.

Le principali sfide settore sanitario

Gli studi medici oggi devono affrontare in fretta una serie di cambiamenti, dietro ai quali si celano interessanti opportunità per migliorare il lavoro di tutto lo staff coinvolto. Dalla segreteria, al personale specializzato. Quali sono?

1. progresso tecnologico di strumenti e prestazioni erogate
2. maggiori aspettative dei pazienti, che si sono abituati ad accedere a qualsiasi servizio h24
3. implementazioni di sicurezza dei dati più complesse, unite a un adeguamento normativo più esigente dettato dalle norme del GDPR
4. necessità di aumentare produttività e fatturato

Gli strumenti di collaborazione, che hanno già rivoluzionato il concetto di ufficio durante la pandemia, hanno innumerevoli applicazioni anche in ambito sanitario. Sebbene siano già inclusi nella maggior parte dei software di base usati da anni per gestire la posta e creare documenti, non molti sanno sfruttarli al meglio.

“Appoggiandoci ai tool di Microsoft 365 aiutiamo cliniche e studi privati a semplificare l’organizzazione interna.”, ha spiegato Luca Formenti, CSO di ELEVA in un webinar dedicato. “Da un unico hub, medici a personale possono gestire e sincronizzare le informazioni scambiate via mail, chat, video chiamate, file e strumenti per l’assistenza sanitaria, in conformità con le principali normative per il trattamento dei dati. In tal modo, si risparmiano tempo e risorse, migliorando la collaborazione dei team, condividendo i dati dei pazienti nei diversi reparti in modo sicuro, semplificando i flussi di lavoro e prendendo decisioni basate sui dati.”

Gestendo in un cloud sicuro tutte le informazioni dei pazienti, si proteggono i loro dati a diversi livelli. Internamente, è possibile abilitare l’accesso a determinate cartelle e file solo al personale autorizzato. Così, ad esempio, le cartelle cliniche e i dati riferiti allo stato di salute di una persona saranno accessibili solo all’equipe medica che la cura. Nel contempo, la segreteria potrà visualizzare solo le informazioni fiscali e anagrafiche, a scopo amministrativo.

Parallelamente, attivando la crittografia di dispositivo Bitlocker, eviteremo che dati sensibili cadano nelle mani sbagliate. In caso di furto o smarrimento di un pc di un dipendente, infatti, sarà possibile bloccare da remoto l’accesso a quel dispositivo.

Perché innovare in ambito sanitario?

Secondo i dati del Politecnico di Milano, il 48% dei pazienti cerca un dottore online e il 23% prenota direttamente una visita. Investire in tecnologia diventa una scelta fondamentale per mantenere il passo con il mercato. La gestione quotidiana di un centro medico comporta diverse attività a basso valore aggiunto. Azioni che possono essere delegate o automatizzate con strumenti digitali, coinvolgendo direttamente i pazienti nel processo di contatto e prenotazione.

Quali sono i principali vantaggi?

• Lavorare meglio e meno, incrementando la produttività
• Favorire l’accesso a competenze e risorse disponibili in cloud, attraverso strumenti di condivisione sicuri
• Collaborare con i colleghi in tempo reale, anche senza essere nello stesso posto, accedendo a presentazioni, cartelle, materiale di marketing condivisi
• Utilizzare i dati per migliorare i processi aziendali. Ad esempio, organizzando turni e visite sulla base di richieste più o meno frequenti da parte dei pazienti in determinati orari
• Automatizzare processi semplici. Il salvataggio di file in specifiche cartelle. La loro cancellazione dopo un periodo, per il rispetto dei requisiti di privacy. L’invio di notifiche via mail in caso di disdetta o spostamento di un appuntamento
• Gestire turni per l’occupazione di sale. Offrire la possibilità di un consulto virtuale. Sincronizzare le prenotazioni con il calendario di ogni medico
• Coinvolgere e responsabilizzare il paziente, abilitando sistemi  per prenotare in autonomia, inviare documentazione, accedere a referti, senza dover coinvolgere il personale dello studio 

Attraverso Teams, lo strumento di collaborazione incluso in Microsoft365, e tool di automazione come Power Automate, è possibile sfruttare e controllare tutte queste funzioni da un’unica piattaforma, sincronizzando in tempo reale le informazioni gestite via mail, gli appuntamenti calendario, i file condivisi tra colleghi. Integrando anche le informazioni dei principali applicativi già in uso nello studio. Un importante vantaggio che evita la duplicazione di documenti e processi di data entry, riducendo errori e rischi sulla gestione dei dati sensibili.